Terminologinen sanastotyö tyypillistä projektitoimintaa: sillä on selvät tavoitteet, tietty aikataulu ja ennalta sovitut resurssit. Sanastotyötä suunniteltaessa kannattaa kuitenkin ottaa huomioon myös sanaston myöhemmät mahdolliset päivitystarpeet.
Terminologisissa projekteissa toistuvat tyypillisesti tietyt vaiheet, joita voidaan toteuttaa osin päällekkäin. Varsinaisten projektivaiheiden lisäksi otetaan huomioon käsitetiedon ylläpito jatkossa.
Suunnittelu
Sanastoprojekti alkaa aina suunnitteluvaiheella, johon sisältyy yleensä myös projektiryhmän kokoaminen ja perehdyttäminen, lähdeaineiston kartoittaminen sekä rahoituksen hankkiminen. Jos työhön osallistuu ensikertalaisia, heidät tulee aluksi perehdyttää terminologisen sanastotyön periaatteisiin ja menetelmiin.
Termi-inventaario
Ensimmäinen varsinainen työvaihe on termi-inventaario, jolla tarkoitetaan sanaston aiheeseen liittyvän käytössä olevan termistön kartoitusta ja keruuta. Inventaariossa laaditaan joko esitermiluettelo tai mahdollisesti jopa ensimmäinen sanastoluonnos. Inventaario voi olla myös aiemmin julkaistun sanaston päivitettävien tietojen ja sanastosta puuttuvien tietojen tunnistamista. Inventaarion perusteella valitaan sanastoon tulevat käsitteet ja jäsennetään aineisto aiheenmukaisiin alaryhmiin, jotta varsinainen käsitteiden analysointi voidaan tehdä sopivansuuruisissa osissa, esimerkiksi 10—30 käsitteen ryhmissä.
Käsiteanalyysi
Inventaarion jälkeen alkaa projektin haastavin vaihe: käsitteiden ja käsitejärjestelmien analysointi. Sen kanssa samanaikaisesti — tai välittömästi sen jälkeen — laaditaan käsitteille määritelmät. Viimeistään tässä vaiheessa punnitaan sanaston laatijoiden terminologiset taidot: onnistuuko käsitejärjestelmien ja määritelmien laatiminen niin, että lopputulos on sekä helppotajuinen että todellisuutta johdonmukaisesti kuvaava?
Jos sanasto on monikielinen, voidaan eri kielten käsitejärjestelmät selvittää joko samanaikaisesti tai yksi toisensa jälkeen. Tavallisinta on kuitenkin ottaa vain yksi kieli (lähtökieli) määrittelykieleksi ja jättää muut (kohdekielet) pelkkien termivastineiden tasolle ja mahdollisesti lisäksi kääntää sanaston pääkielen määritelmät muille kielille. Kohdekielisten vastineiden keruu voidaan tehdä joko käsiteanalyysin ja määrittelyn yhteydessä tai pian sen jälkeen.
Lausuntokierros
Kun työ on projektiryhmän mielestä (lähes) valmis, on lausuntokierroksen aika. Pyytämällä lausuntoja tärkeimmiltä sanaston alalla toimivilta asiantuntijatahoilta — ja tietysti myös sanaston kohderyhmän edustajilta — saadaan sanastolle varmempi hyväksyntä sen valmistuessa. Lausuntokierros on siis eräänlaista ennakkomarkkinointia. Tietysti se on tärkeä myös sanastoon mahdollisesti jääneiden virheiden ja puutteiden huomaamiseksi ja korjaamiseksi.
Viimeistely
Lausuntokierroksella saadun palautteen käsittely ja muut tarvittavat sisällön ja esitystavan tarkistukset ovat viimeistelyvaiheen välttämätöntä työsarkaa. Siihen kuuluvat myös julkaisuvalmistelut.
Ylläpito
Sanaston ylläpito kannattaa suunnitella mielellään projektin päättyessä, jotta sanasto pysyy ajantasaisena ja käyttökelpoisena. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi tietojärjestelmän kehitystyöhön liittyvässä tai muuten päivittyvään aineistoon tai nopeasti kehittyvään erikoisalaan liittyvässä sanastotyössä, jossa muutokset ovat todennäköisiä ja aineistoa hyödynnetään aktiivisesti sekä viestinnässä että vaikkapa tietojärjestelmän toteutuksessa ja ohjeistuksessa.