Jotta erikoisalan sanasto palvelisi tarkoitustaan, se on laadittava huolellisesti. Sanaston tekemisessä kannattaa siis käyttää terminologisen sanastotyön yleisiä periaatteita ja menetelmiä, ja työhön kannattaa ottaa mukaan sekä kyseisen erikoisalan että terminologisen sanastotyön asiantuntijoita. Sama pätee myös muuhun käsitetyöhön, kuten ontologiatyöhön.
Käytännössä sanastotyö on tiivistä yhteistyötä sanaston kohdealan ammattilaisten eli substanssiasiantuntijoiden, mahdollisten muiden asiantuntijoiden, kuten tietojärjestelmäkehittäjien, sekä käsitetyön ammattilaisten eli terminologien välillä. Edelliset tietävät, mitä asioita sanaston pitää sisältää, kun taas terminologit osaavat koota ja muokata nämä asiat selkeään ja johdonmukaiseen asuun. Lisäksi monikielisessä sanastotyössä tarvitaan eri kielten asiantuntijoita vastineiden täydentämiseen tai tarkistamiseen ja mahdollisesti määritelmien kääntämiseen.
Terminologi
Sanastokeskuksessa työskentelevät terminologit koulutetaan työssään käsiteanalyysin ja muiden terminologisten menetelmien ammattilaisiksi. Terminologi osaa tällöin soveltaa menetelmiä niin, että hän pystyy tekemään esimerkiksi käsitejärjestelmäkaaviota, systemaattisia määritelmiä ja ehdotuksia termisuosituksiksi sekä ontologiatyötä.
Asiantuntijaryhmän työskentelyssä Sanastokeskuksen terminologi osaa ohjata ryhmän yhteistä käsiteanalyysia tai ontologian rakentamista. Käytännössä terminologi voi vastata esimerkiksi terminologista sanastoa tehtäessä aineiston keruusta ja käsittelystä, asiantuntijoiden perehdyttämisestä työmenetelmiin, sanastoluonnosten teosta, lausuntokierroksen järjestämisestä ja sanaston viimeistelystä julkaistavaksi eri muodoissa. Ontologiatyössä terminologi tekee yleensä käsitteiden alustavan ontologisoinnin ja viimeistelee yhdessä substanssiasiantuntijoiden kanssa ontologian julkaistavaksi. Terminologi voi myös vastata projektinhallinnasta, kuten aikataulun suunnittelusta ja työn etenemisen seurannasta.
Mitä terminologilta vaaditaan?
Sanastokeskuksessa suuri osa terminologin tehtävistä perustuu asiakkaiden tilaamiin projekteihin, joissa terminologi perehtyy eri erikoisalojen käsitteistöön työskennellessään yhdessä kohdealan asiantuntijoiden kanssa. Usein käsitteitä määritellään tietojärjestelmäkehityksen tarpeisiin semanttisen yhteentoimivuuden tueksi ja työllä voi olla yhtymäkohtia esimerkiksi käsitemallinnukseen tai luokituksiin. Toisaalta terminologit voivat laatia myös ontologioita tiedon kuvailun ja haun tueksi. Käsiteanalyysin ammattilaiselta edellytetään:
- vahvaa abstraktin ajattelun taitoa
- hyvää kielen tuntemusta
- analyyttisyyttä ja kykyä erottaa olennaiset asiat epäolennaisista
- valmiutta perehtyä nopeasti uusiin erikoisaloihin
- tarkkuutta, huolellisuutta, kärsivällisyyttä ja vastuuntuntoa
- ongelmanratkaisukykyä
- viestintä- ja vuorovaikutustaitoja
- kykyä niin ryhmätyöhön kuin itsenäiseenkin työskentelyyn
- käsiteanalyysin perusteiden hallintaa ja soveltamiskykyä
- ymmärrystä terminologisen tiedon rakenteesta
- hyviä tietoteknisiä valmiuksia
- projektinhallintataitoja.
Asiantuntijaryhmä
Sanasto- tai ontologiatyötä varten kootaan useimmiten työryhmä, jossa on mukana 5–10 substanssiasiantuntijaa ja yksi tai useampi terminologi. Pääosa käytännön töistä kannattaa antaa terminologin hoidettavaksi: hän hallitsee sanastotyössä tarvittavat asiat jo ennestään. Näin substanssiasiantuntijat voivat keskittyä sanaston sisällön kannalta olennaisiin asioihin. Esimerkiksi erikoisalan määrittelevää sanastoa laadittaessa asiantuntijoita tarvitaan käsitteiden valintaan sekä käsitteiden sisällöstä ja termisuosituksista päättämiseen terminologin ehdotusten pohjalta. Ontologiatyössä substanssiasiantuntijat puolestaan sopivat terminologin ehdotusten perusteella ontologiassa esitettävistä käsitesuhteista ja suositettavista termeistä.
Yleensä työ hoituu tehokkaimmin niin, että terminologi valmistelee ehdotukset ja työryhmä kokoontuu käsittelemään luonnosta joko saman pöydän ääreen tai tietoverkon avulla järjestettävään etäkokoukseen. Yhdessä keskustelemalla päästään parhaiten yhteisymmärrykseen, koska määritelmien laatimiseksi pitää sovittaa yhteen erilaisia näkemyksiä. Käsiteanalyysi vaatii alan asiantuntijoiltakin pohtimista ja käsitteiden tarkastelua eri näkökulmista, joten etenkin uusien tai muuten hankalien käsitejärjestelmien käsittelyyn tulee varata riittävästi aikaa.